Kundenkartei im Kosmetikstudio: digital, sicher, im Team.

Die Kundenkartei ist das Gedächtnis deines Studios. Steht dort, dass Frau M. auf einen bestimmten Wimpernkleber reagiert, oder dass die letzte Fruchtsäure zu stark war, dann ist die nächste Behandlung sicherer – egal, wer sie durchführt.

Was in eine gute Kundenkartei gehört

Eine Kartei muss nicht dick sein, sondern vollständig an den richtigen Stellen. Bewährt haben sich diese Bereiche:

• Stammdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum (für Hautalter und Geburtstagsgrüße).
• Warnhinweise: Allergien, Unverträglichkeiten, Medikamente, Schwangerschaft, Hauterkrankungen – gut sichtbar und nicht irgendwo im Fließtext.
• Behandlungsverlauf: Datum, Behandlung, verwendete Produkte, Werte (z. B. Säure-Konzentration, Einwirkzeit, Wimpernmapping) und wer behandelt hat.
• Vorher-Nachher-Fotos: mit Datum, damit du Fortschritte zeigen und Reklamationen sachlich klären kannst.
• Persönliches: Vorlieben, Gesprächsthemen, Wunschtermine – das, was Stammkundinnen an dir schätzen.
• Einwilligungen: Anamnese, Foto-Einwilligung und Einwilligung zur Kontaktaufnahme.

Warum Karteikarten im Team an ihre Grenzen kommen

Solange du allein arbeitest, funktioniert die Karteikarte oft gut. Sobald mehrere Kolleginnen dieselben Kundinnen behandeln, tauchen typische Probleme auf:

• Die Karte liegt im falschen Fach oder ist gerade bei einer Kollegin.
• Handschriften sind schwer lesbar, Werte fehlen oder sind veraltet.
• Fotos liegen auf privaten Handys – das ist unübersichtlich und datenschutzrechtlich heikel.
• Übergaben („Bitte beim nächsten Mal Patch-Test“) gehen zwischen Tür und Angel verloren.

Datenschutz: Darauf solltest du achten

Angaben zu Allergien, Hauterkrankungen oder Medikamenten sind Gesundheitsdaten und gehören nach der DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Für dich heißt das vor allem:

• Erhebe nur, was du für die Behandlung wirklich brauchst, und hole dir eine schriftliche Einwilligung.
• Bewahre die Daten so auf, dass Unbefugte keinen Zugriff haben – abschließbarer Schrank oder eine App mit Sperre.
• Achte darauf, wo deine Daten gespeichert werden. Ein Anbieter mit Servern in der EU macht es dir leichter.
• Lösche Daten, wenn du sie nicht mehr brauchst und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen hilft dir eine Datenschutzberatung oder deine Kammer.

In vier Schritten zur digitalen Kundenkartei

1. Bestand sichten: Welche Kundinnen waren in den letzten 12–24 Monaten da? Mit denen fängst du an.
2. Liste importieren: Hast du die Kundinnen schon in Excel, Planity oder Shore, exportierst du sie als CSV und importierst sie direkt.
3. Warnhinweise zuerst übertragen: Allergien und Besonderheiten aus den Karten haben Vorrang vor allem anderen.
4. Ab heute digital dokumentieren: Jede neue Behandlung kommt direkt in die App – die alten Karten werden nach und nach überflüssig.

So hilft dir Der Kosmetiker

Der Kosmetiker ist eine Kundenakte-App für Kosmetikstudios auf iPhone und iPad. Warnhinweise stehen rot ganz oben in der Akte, jede Behandlung wird mit Werten und Fotos in unter einer Minute dokumentiert, und Übergaben an Kolleginnen gehen nicht mehr verloren. Die Daten liegen in Frankfurt (EU), Fotos bleiben in der App und nicht in der Galerie, und die App lässt sich mit Face ID sperren.